CEPIK: Co zrobić, aby system działał normalnie

Zapowiedział przy tym ścisłą współpracę ze starostwami powiatowymi przy budowie nowej Centralnej Ewidencji Kierowców.

PAP: Jak wygląda funkcjonowanie systemu CEPiK 2.0 po trzech miesiącach od wdrożenia nowej Centralnej Ewidencji Pojazdów?

Marcin Walentynowicz, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki: Po objęciu funkcji dyrektora COI na początku lutego 2018 r. wykonaliśmy szereg analiz. Chcieliśmy widzieć które elementy i grupy problemów mają wpływ na ogólny, negatywny odbiór systemu. Mam na myśli zarówno pracowników starostw, jak i obywateli. Okazało się, że w styczniu tego roku, w porównaniu do stycznia 2017 r., w systemie zarejestrowano o ok. 20 proc. więcej pojazdów. Ale to są wyłącznie statystyki, które nie oddają rzeczywistości. Zdajemy sobie sprawę, że system jest daleki od stanu gdy będziemy mogli powiedzieć, że działa poprawnie i spełnia założone w projekcie cele.

Pogrupowaliśmy problemy w zestawy. Do każdego z nich przypisani są liderzy odpowiedzialni za przygotowanie i realizację planu dojścia do rozwiązania. Nawiązujemy bezpośrednią współpracę ze starostwami, tak by prace nie odbywały się bez ich zaangażowania. Bo największa wiedza o procesach i faktycznej jakości działania systemu jest właśnie w starostwach.

Niektórzy starostowie twierdzą, że system w ogóle nie działa. To również nie jest prawdą. CEPiK generuje problemy, powoduje kolejki i zaległości obsługiwanych spraw i musi być poprawiony. Ale ten system działa!

Jesteśmy świeżo po kontroli NIK. Kontrolerzy zwrócili między innymi uwagę na wyzwanie jakim jest współpraca dwóch podsystemów – bazy centralnej CEP, za którą odpowiadamy oraz baz lokalnych SI Pojazd, czyli końcówki klienckiej, z której korzystają starostwa. Trudno z tym polemizować.

PAP: Skąd w takim razie to niezadowolenie, kolejki w wydziałach komunikacji i masa nierozwiązanych błędów?

M.W.: To wynika z wielu czynników i NIK zwróciła na to uwagę. Wskazuje np. na zmiany w harmonogramie, niewystarczające testy integracyjne, czy korzystanie z body leasingu zamiast budowania kompetencji własnych. Przyjmujemy te ustalenia z pokorą. Fakt jest taki, że dziś w systemie błędów jest ok. 20 tysięcy. Dobra informacja jest taka, że w funkcji stabilizacji systemu jest ich coraz mniej. Zła informacja to, że błędy te powinniśmy jak najszybciej „czyścić”, a nie zawsze tak się dzieje. To nasz priorytet, by ten problem rozwiązać.

Dlatego wspólnie z Ministerstwem Cyfryzacji, a także dostawcami SI Pojazd (PWPW oraz firmą DXC) pogrupowaliśmy te błędy w najbardziej naglące grupy. Wylistowaliśmy w sumie 60 kluczowych grup, a w ramach nich jeszcze sześć najważniejszych problemów. Przygotowaliśmy też harmonogram ich rozwiązywania, który został przekazany starostwom. Wedle naszych analiz rozwiązanie tych sześciu problemów wyeliminuje ponad połowę z obecnych 20 tys. błędów.

PAP: O jakie problemy chodzi?

M.W.: Chciałbym podkreślić, że nie są to problemy, które uniemożliwiają np. zarejestrowanie pojazdu, jego przerejestrowanie, dodanie haka, czy też otrzymanie wtórnika dowodu rejestracyjnego. Te operacje mogą być realizowane normalnie. Chodzi natomiast o takie błędy jak np. umożliwienie wykonania korekty komunikatów przekazywanych do CEPiK 2.0 czy umożliwienie wydania dokumentu DR w szczególnych przypadkach. Są też szczególne przypadki problemów przy wydawaniu wtórnika DR.

PAP: Kiedy te kluczowe błędy zostaną naprawione?

M.W.: Powinniśmy to zrobić w ciągu dwóch najbliższych miesięcy. Ale w liczba błędów nadal pozostanie znacząca i to się powinno jak najszybciej zmienić. Proszę pamiętać, że teraz „gramy” o rozwiązanie kluczowych problemów, a nie eliminację pojedynczych przypadków. Tymi zajmiemy się w kolejnym etapie. Zespół złożony z ekspertów COI, MC, PWPW i DXC w trybie ciągłym prowadzi analizę zgłoszeń. I we współpracy z przedstawicielami starostw tworzy listę priorytetów rozwiązywanych problemów czyniąc ją dynamiczną i jak najbardziej dopasowaną do aktualnych potrzeb.

PAP: Jakie postawił Pan sobie cele jeśli chodzi o system CEPIK?

M.W.: Moją ambicja jest, aby do końca pierwszego półrocza 2018 r. zminimalizować wspomniane 20 tys. błędów, które mamy do rozwiązania wspólnie z PWPW i DXC. Chciałem podkreślić, że działamy grupą. Eliminacja błędów wyłącznie po jednej ze stron nic nie da – system jest jeden, ale składa się na niego wiele komponentów.

Natomiast ja nie wyzeruję błędów. To jest nierealne, bo to system informatyczny o zbyt dużym stopniu skomplikowania. Ale ten system będzie działał poprawnie, normalnie, bez błędów powodujących problemy masowe. Natomiast nie wykluczam incydentalnych kłopotów, nad którymi również będziemy się pochylali. Przy tak rozległych systemach to zupełnie normalne.

PAP: Czy usuniecie tych wszystkich błędów spowoduje zmniejszenie kolejek w wydziałach komunikacji?

M.W.: Nawet gdyby udało się naprawić wszystkie błędy to bez optymalizacji systemu pod względem działających w starostwach procesów, kolejki nie znikną. Podam przykład jaki zaobserwowali nasi eksperci podczas ostatnich wizyt w starostwach powiatowych. W kilku urzędach wszyscy obywatele w danym dniu zostali obsłużeni i to jest kolejna dobra wiadomość. W kilku innych pojedynczy obywatele nie uzyskali skutecznej obsługi z winy systemu CEPIK i to jest praca dla nas. Jeszcze gorszą obserwacją jest fakt, że już ok. godz. 11 zabrakło numerków – ludzi było tak dużo, że kolejkomat przestał wydawać kwitki. Automat zaczął je ponownie wydawać dopiero ok. godz. 13.30.

Brak możliwości ciągłej obsługi obywateli wynika nie tyle z błędów samego systemu tylko ze znacznego wydłużenia procesu obsługi. Krótko mówiąc: trzeba wyeliminować wszelkie jego nieefektywności i wykonać poprawki w systemie informatycznym. Tak aby proces obsługi klientów w wydziałach komunikacji był ciągły przez cały okres urzędowania starostwa.

PAP: Problemy mają też delegatury starostw

M.W.: Rzeczywiście po wdrożeniu nowej wersji SI Pojazd delegatury praktycznie przestały obsługiwać użytkowników. Po sprawdzeniu problemu przez naszych ekspertów, którzy pojechali w teren wspólnie z przedstawicielami jednego z operatorów telekomunikacyjnych, okazało się, że problem polegał na wyjątkowo niskiej sprawności łącza internetowego. Po sprawdzeniu okazało się, że podobnych łącz używa większość ze 160 delegatur. Tam trzeba zbudować nowe łącza! Chcę podkreślić, że to nie są łącza COI, resortu cyfryzacji, MSWiA czy PWPW. Ich właścicielami są starostwa. Ale wspólnie z pomocą naszych inżynierów i architektów rozwiążemy również ten problem. Chcemy służyć indywidualną radą i pomocą dla starostw w każdym przypadku, który się pojawi.

PAP: Jak wygląda komunikacja ze starostwami powiatowymi?

M.W.: Ważna jest właściwa komunikacja do starostw: o poprawkach, które aplikujemy do systemu, o problemach i awariach, które są niestety częścią naszej informatycznej rzeczywistości. Także o planach i priorytetach wypracowanych wspólnie z przedstawicielami starostw. Na właściwą i transparentną komunikację w tym obszarze będę kładł szczególny nacisk.

O tym jak ważna jest wzajemna komunikacja przekonaliśmy się podczas procesu przygotowania systemu CEPiK i stabilizacji, gdzie zabrakło ścisłej współpracy ze starostwami. Szkolenia się odbywały, ale czas pokazał, że były niewystarczające. Trzeba było znacznie wcześniej zaangażować samorządy i zaprosić je do wspólnego testowania systemu. Odbiór wdrożenia byłby zupełnie inny, a i jego jakość byłaby znacznie lepsza. Wdrożenie CEP oraz okres stabilizacji pokazały, że podczas planowania, wymiarowania oraz produkcji drugiej części CEPIK czyli Centralnej Ewidencji Kierowców. nie możemy popełnić podobnych błędów. Wyciągamy wnioski z kontroli NIK, która zwraca uwagę m.in. na konieczność zwiększenia skuteczności testów integracyjnych bazy centralnej z interesariuszami. Dlatego chcemy odpowiednio wcześniej zaprosić do współpracy starostwa m.in. do testów, do kreowania systemu i ustalania procesu. Bo przecież to oni są końcowymi użytkownikami systemu.

PAP: Kiedy zostanie przygotowana CEK?

M.W.: Harmonogram prac zostanie wkrótce przedstawiony przez resort cyfryzacji. Ale bazując na mojej wiedzy i dotychczasowym doświadczeniu nierealnym jest wdrożenie go przed końcem 2019 roku.

Dziękuję za rozmowę

„